研讨档案馆数字档案馆“文件处置协议”功能研究本科毕业365bet体育在线下载_365bet娱乐场注册_365bet提款多久到帐评语

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  摘 要:从自动化数字档案馆文件处置流程、提高数字档案馆进馆质量和实现文件的可靠性出发,提出数字档案馆系统中应使用“文件处置协议”功能的观点,明确数字档案馆文件处置协议的基本格式、功能意义、流程和具体功能需求,促进我国数字档案馆文件处置协议功能的开发和实践。

  关键词:数字档案馆;文件处置协议;系统功能

  文件处置协议功能是国际数字档案馆普遍采用的,进行业务流程控制的核心方法,而在我国却缺乏相关功能应用。2010年6月我国颁布的《数字档案馆建设指南》中,也未引入文件处置协议相关功能需求。本文通过探索文件处置协议功能的流程和应用等问题,以期在我国数字档案馆建设实践中引入文件处置协议的功能理念并推动其实践开发,进一步提升我国数字档案馆运行效率和质量。

  1文件处置协议的基本概念

  文件处置协议(“Disposition Agreement”)一词来源于美国电子文件档案馆(“Electronic Records Archive”)(以下简称“ERA”)的需求文档,该文档将其定义为“控制文件处置,并包含文件具体处理说明的文档”。从定义上看,文件处置协议类似于我国的保管期限表,可被视为适合于计算机应用的保管期限表。传统的文件保管期限表仅适合于人读,而文件处置协议主要用于机读,适用于数字档案馆。数字档案馆使用的基本文件处置协议格式如图1所示。

  如图1所示,文件处置协议一般由一个基本信息和多个处置项说明组成,基本信息说明文件处置协议的适用机构、全宗或部门等概况性信息,而处置项说明明确每一类文件集的详细处置方法。从格式上看,与传统文件保管期限表相比,文件处置协议特点主要体现在:①内容精确化:传统文件保管期限表只定义定期和永久两种处置方式,而文件处置协议定义多种处置方式,例如,在“5.处置说明”下拉项可以选择销毁、移交、永久保管和重新鉴定四种处置方式,并且设置具体时间和周期;②内容结构化:文件处置协议中的字段采用控制值、系统验证、声明及强制性依赖、值列表等形式控制字段值;③内容丰富化:除传统文件保管期限信息外,文件处置协议还提供每一个处置项详细的文件数量、尺寸、移交频率等信息,有助于数字档案馆对移交文件数量进行预测和对较长年限,例如一个长期项目的多次移交进行跟踪和掌握。

  图1 数字档案馆文件处置协议格式实例(部分)

  2数字档案馆文件处置协议功能的意义

  国际领域对于文件处置协议功能给予充分的重视,例如着名文件管理系统需求标准MoReq2010将其列为文件系统的九大核心功能之一。ERA在其需求建设指南[3]中将文件处置协议功能列为数字档案馆必选功能之一,并在系统中实践开发了该功能,该功能意义在于:

  2.1 自动化文件处置流程。美国长久保存环境研究组《数字档案馆长期需求》报告中特别指出:“数字档案馆需要积极地、尽可能地自动化其业务流程。长期经验表明,人力成本是数字档案馆运行成本的最大部分”[4]。文件处置协议功能可以支持数字档案馆自动化鉴定、移交、销毁等业务流程,例如,图1中的“处置说明”项精确到年月,支持在预定时间发起移交、销毁等业务流程,有效实现自动化。

  2.2 提高数字档案馆进馆质量。据中国人民大学信息资源管理学院课题组对我国档案馆电子文件移交进馆情况的一项调研表明[5]:半数调研档案馆存在接收的电子文件未经鉴定和划分保管期限的问题,这意味着大量电子文件缺乏规范的鉴定便仓促进馆,进馆电子文件价值缺乏控制。在数字档案馆系统中加入文件处置协议功能可以强制性要求进馆单位移交前进行鉴定,划分保管期限,制定完善的文件处置方案。例如,ERA要求文件形成部门采用数字档案馆系统平台制定文件处置协议,移交的文件集必须链接

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到系统中对应的文件处置协议,而缺乏相关文件处置协议的文件集不予接收。这样就可以从源头上把关,提高数字档案馆进馆质量。

  2.3 证明数字档案馆的可靠性。只有数字档案馆系统能够证实其保管的文件是在恰当的处置协议控制下实施处置的,才能证明系统的可靠性。举例来说,假如一份文件从系统中销毁了,数字档案馆应当能够证明这份文件销毁是在一定的处置协议授权下合法进行的,而不是随意被删除的。因此,数字档案馆系统中必须具备处置协议功能,并且链接至其所管辖的所有文件或文件集,而每一份文件或文件集都必须具备对应的处置协议。

  3数字档案馆文件处置协议功能分析

  3.1 数字档案馆文件处置协议功能基本流程。数字档案馆文件处置协议功能基本流程分为四步,如图2所示:

  图2 数字档案馆文件处置协议功能的基本流程

  如图2所示,该功能具体步骤为:

  (1)立档单位采用数字档案馆平台创建处置协议,通常是由业务部门的档案管理人员完成,处置协议初始状态为“草案”;

  (2)立档机构文件管理责任人员采用数字档案馆平台对处置协议进行审查和更新,完成后提交至档案馆审核,处置协议状态从“草案”变为“已审查,提交至档案馆批准”;

  (3)档案馆相关人员对机构提交的处置协议进行接收,并复核,对其中不合理的处置项提出修改意见后返回,处置协议状态从“已审查,提交至档案馆批准”变为“复核后返回修订”;如果无需修改返回,则处置协议状态从“已审查,提交至档案馆批准”变为“提案”;

  (4)档案馆档案管理责任人员对处置协议提案正式批准,处置协议状态从“提案”变为“正式批准”,文件处置协议进入数字档案馆系统,赋予其正式的唯一标识符后不能再被修改。

  3.2 数字档案馆文件处置协议功能需求。从图2流程图可以看出,数字档案馆系统至少应为用户提供创建、批准处置协议等系列功能,具体包括:

  3.2.1 创建处置协议。该功能包括:①创建处置协议模板;②基于模板、现有处置协议、根据一系列提问用户回答来创建新处置协议功能。   3.2.2 存储处置协议。该功能包括:赋予处置协议唯一标识符和存储文件处置协议功能。

  3.2.3 赋予处置协议状态。该功能包括:为用户提供赋予处置协议状态和根据需求报告处置协议状态的功能。

  3.2.4 修改处置协议。该功能包括:为用户提供删除和修改处置协议的功能。

  3.2.5 管理处置协议多版本。该功能包括:①管理文件处置协议的多个版本;②管理在业务规则中定义的文件处置协议的各种版本的功能。

  3.2.6 批准处置协议。该功能包括:①为用户提供提交待批准的处置协议的功能;②为用户提供批准文件处置协议的功能,包括录入文件处置协议批示、批准相关人员,提供利用文件处置协议定义案卷、管理文件处置协议相关审查人员,合法用户、录入责任人员审查、录入有关文件处置方案涉及的案卷内容审查人、鉴定报告审查人信息等功能。

  3.2.

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