试议同化建设项目档案合同化管理方式的探索毕业365bet体育在线下载_365bet娱乐场注册_365bet提款多久到帐致谢怎么写

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  摘 要:对建设项目档案管理现状进行研究,分析了项目档案管理工作中存在的突出问题,提出项目档案合同化管理模式,并在实践中总结了项目档案合同化管理的具体做法,以及应注意的几个问题,为建设项目档案的科学、有效管理提供了一种新的思路。

  关键词:建设项目;档案管理;管理模式;合同化

  近年来,随着建设领域的市场化和投资主体的多元化发展,项目管理变得急功近利,建设领域的“三重三轻”现象日益凸现,即重项目投资、进度和质量管理轻项目档案管理;重档案验收前突击整理轻项目建设中对档案的过程管理;重项目档案的齐全完整轻对项目档案进行规范化整理。上述现象导致项目档案管理中通常采取的“源头控制”、“全过程管理”等措施因缺乏约束力而收效甚微。因此,亟须创新建设项目档案管理模式,提升档案部门“话语权”,加大对项目档案管控力度,补上建设项目档案管理的“短板”。笔者经过多年的建设项目档案管理实践和探索,认为建设项目档案合同化管理模式有利于实现项目档案的科学、有效管理,下面,从三个方面进行分析探讨。

  1 建设项目档案合同化管理模式的可行性分析

  建设项目档案合同化管理模式即在合同条款中明确项目档案的质量要求、管理职责、违约责任,通过履行合同条款实现项目档案规范化管理的工作机制。笔者认为,合同化管理模式具有可行性和可操作性,原因如下:

  1.1 从法定依据分析。《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002)第4.2款明确规定“在签订项目设计、施工、监理合同、协议时,应设立专门条款,明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任”。另外,由于合同是联系业主和参建单位的桥梁和纽带,项目实施的过程也是合同履行的过程,项目档案管理作为项目管理工作的重要组成部分,理应通过合同的订立和履行来实现。因此,通过强化合同管理来实现项目档案的规范化管理具有法定依据。

  1.2 从业务需求分析。项目档案作为项目建设的历史见证,业主和参建单位都期望进行规范化管理,便于日后查考利用。但由于一些参建人员的专业技能不能满足项目档案科学管理的需要,需要建设单位档案部门的业务指导和培训。而建设单位档案部门由于工作千头万绪,不可能在项目档案管理中事必躬亲,需要参建单位担负起项目档案的收、整理和归档责任,双方互补性强,容易对合同中的档案管理条款达成共识。

  1.3 从预期效果分析。建设项目的合同涵盖设计、施工、监理、采购、环保、地质勘测等种类,涉及所有参建单位,覆盖所有建设环节,项目建设过程中产生的每一份档案资料均可以通过合同条款的履行实现无缝管理。不会导致无主档案或责任缺失的情况发生,有利于项目档案的齐全、完整和有效管理。同时,因合同具有法律约束力,可以有效规避传统管理模式缺乏管控手段的弊端,预期效果明显。

  2 建设项目档案合同化管理模式的基本框架

  2.1 规范招标文件,为建设项目档案合同化管理打好基础。在传统管理模式下,因多数招标文件很少涉及档案管理的具体内容,导致在合同中增加档案管理条款时,遭到合同乙方的抵制。为此,经与相关部门充分沟通和协调,在项目招标书中增加了档案管理的具体要求,投标方需对档案管理条款进行点对点应答,作为中标单位签订合同的依据,避免了在合同签订和履行中出现推诿“扯皮”现象,为项目档案合同化管理提供了依据,奠定了基础。

  2.2 固化参建单位职责,为建设项目档案合同化管理提供法律保障。合同作为固化签约方权利义务关系的载体,合同约定的内容直接影响项目档案管理的效果,因此,合同内容既要全面,又要突出重点,既要措施有力,又要具有可操作性,既要权责明晰,又要赏罚分明,大体包括以下三个方面:

  2.2.1 质量要求。为确保项目档案的完整、准确、系统和安全,合同条款应对项目档案的形成、积累、整理、验收、归档工作提出具体的质量要求:①项目档案载体及字迹材料要求;②项目档案的归档范围;③项目档案的整理规范;④项目档案的验收内容及评分细则;⑤项目档案的归档要求。

  2.2.2 管理职责。合同条款在确定参建单位的管理职责时,应总分结合,职责明晰,形成横向到底、纵向到边的项目档案管理网络,便于参建单位各司其职,各负其责,共同做好项目档案管理工作。由于监理单位负责对项目进行投资、进度和质量控制,在监理

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合同中明确并落实监理单位在项目档案工作中的监管职责,是实现对文件材料实时监控和全过程管理的关键所在。[3]具体来讲,建设单位负责前期依据性文件及竣工验收后形成的各类文件的收集和整理,勘察设计单位负责勘察设计文件的收集整理,施工单位负责竣工技术文件的收集和整理,供货单位负责设备随机资料、安装调试、软件研发、功能测试等文件的收集和整理,监理单位除负责监理文件的收集整理外,负责汇总各单位移交的归档文件,并编制移交清册。

  2.2.3 违约责任。为提高参建单位对项目档案的重视程度,合同应设立档案质量保证金条款。根据投资规模,保证金的比例一般占合同额的0.5%~3%,如果验收时档案综合评定分数在90分以上(含90分),竣工验收后一个月内全额退还档案质保金;如果档案评定分数在60分~90分之间(含60分),则扣除档案质量保证金的30%并要求限期整改;若档案评定分数在60分以下,则没收全部档案质保金,将其中一部分作为聘请专业档案服务机构进行整理的经费。

  2.3 强化项目法人管理义务,为建设项目档案合同化管理提供组织保障。建设单位作为项目建设的法人代表,是项目档案管理工作的组织核心,对整个项目档案工作负有组织、协调和指导的总体责任。除做好本身的档案收集、整理工作外,还要对勘察、设计、施工、监理、环保、供货等单位进行监督、指导、培训、检查等,合同条款应明确项目法人的权利义务:

  ①审阅监理周报,建设单位档案部门应通过监理周报对档案管理工作进行动态监控,发现问题及时纠正。②编制项目档案管理手册,将有关项目档案管理制度和业务规范编制成册,通过多种形式对相关人员进行档案业务培训,提高项目专****档案人员业务技能。③邀请行业主管机关档案部门或档案行政管理机关对项目档案的管理情况进行检查指导,加强过程管控,消除隐患,防患于未然。④组织项目档案竣工验收。根据合同条款中档案验收评分细则,对项目档案的组织管理情况、齐全完整性、数据的准确性、编目整理情况、安全保管情况逐项打分,确定档案验收等级。   2.4 严格落实质量保证金支付会签制度,为建设项目档案合同化管理提供管控手段。为增强档案质量保证金的管控效果,笔者所在单位采取了质保金支付会签制度,即向参建单位支付档案质量保证金,应履行项目主管部门、财务部门、档案部门三方会签制度,只有三方全部签字同意,方可进行款项支付。[
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