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  1 水利工程档案管理的重要性

  水利工程档案在水利工程建设和经济建设中起着非常重要的作用,主要表现在以下几个方面:第一,在实际应用中,在拟定计划、行政执法、工作总结、水利工程设计等方面档案可以作为考察凭证;第二,档案在防汛抢险时起着很重要的作用,它可以对过去的水情、水利工程情况有清楚的了解,使得决策者作出更好的决策;第三,可以借助档案进行水利方面的学术研究,通过前人真实的记载资料,得出更好的研究成果;第四,水利工程会随着实际需要而变化,在对水利工程进行维护和扩建时,档案可作为合理设计和施工的依据,既节省了时间又节约了开支,有利于创造更多的经济价值;第五,档案可作为工程质量鉴定、事故原因的查明、事故责任追究的有效依据。

  2 水利工程档案管理存在的问题

  2.1 档案管理制度不健全,管理水平普遍较差。随着计算机网络技术的普及,传统、因循守旧的档案管理工作已经跟不上时代前进的步伐。长期以来,各级水利建设与相关部门单位对档案管理工作未给予足够重视,没有形成有效的管理制度,档案管理工作出现脱节、断档,工作流于形式化、表面化,未落到实处,没有起到建设工程档案应有的作用。有些水利建设单位虽建立了相关规章制度,但存在漏洞,监督机制滞后,不能起到真正管理、监督的作用。档案不能及时收、整理,档案管理工作人员对水利建设工程缺乏足够了解,档案技术质量不能提高,不能保证工程建设安全,也不能合理统筹建设工程工作安排。

  2.2 各级单位与相关部门对档案管理的重要性认识不够。档案管理工作人员没有受到专业培训,任意性大,或虽有专职人员但没有行之有效的责任管理制度,导致部分资料无法完整无缺地进入档案,最终对水利工程造成直接或间接损失,不能有效地体现水利工程档案的服务性与专业性。现实的水利工程档案管理有更高的要求,需要更加专业的档案管理人员和完善的管理制度,使工程项目在招投标、建设、竣工验收等多个环节做到层层把关,层层落实。

  3 水利工程档案管理的应对措施

  3.1 统一管理,完善制度。水利工程档案齐全、完整、规范的重要保证之一就是加强对档案工作的集中统一管理。档案情报工作由主要领导主抓,专职档案员具体负责,形成上有源头可抓,下有实处可落的管理格局。在制度建设上,实行严格的档案管理制度及岗位管理责任制,各个部门有机联动,各尽其职。从制度建设上保证文件材料在工程各阶段不遗漏、不流失,档案管理工作实现系统化、规范化、标准化。

  3.2 超前管理水利工程档案。工程建设的经历时间长,涉及的部门和人员多,工程形成的文件材料涉及面多量广、内容繁杂多变,极易造成遗漏,各个工程环节都必须环环相扣。往往引起档案人员疏忽大意的大多是一些小型水利工程,其特点是:建设周期短、施工要求急、所形成的文件数量不多。施工队伍组成复杂,只设立了临时的建设机构,没有形成正规的档案材料。水利工程档案管理人员应当熟悉水利工程建设工作的各个具体环节和具体情况,需要对建立的相应档案资料以及资料的内容、数量做好记录,对收集的档案资料一一核对,使档案管理资料齐全、完整。对短期工程适用的收集方法是追踪收集,对建设周期长的工程适用的收集方法是分阶段收集;对施工单位具有一定约束力适用的收集方法是进行强制性收集。

  3.3 重视档案管理人员的业务培训。要对各专职或****档案管理人员进行经常性的业务培训,培训的内容应当包括水利工程建设工作中形成的相关文件材料以及具体的归档范围。同时,对文件的起草、书写要求进行规范。档案管理人员必须了解档案内容,注意积累资料。通过这种培训,使档案管理人员工作水平得到较大提高,适应工程建设档案管理的需要。

  3.4 通过开发利用档案信息促进档案工作的可持续发展。促进水利工程档案可持续发展的重要措施是让水利工作者和相关业务部门亲身体验到档案信息的价值,认识到档案管理工作的重要性,发挥更大的主观能动性,积极主动地配合档案管理工作者做好建档工作,从源头上保证水利工程档案真实、全面、客观。

  3.5 利用计算机网络技术管理水利工程档案。提高档案工作质量和效率的重要途径之一就是实现工程档案管理现代化。计算机网络技术的发展为之提供了技术保障。历年来,水利档案的资料量多面广,繁杂多变,必须建立专门的计算机检索系统,提高档案的查找速度,进而提高工作效率以及资料的准确率,提高水利工程档案的使用率,为水利工程建设提供更好的服务,为国家和社会作出应有的贡献。

  (作者单位:周口市沙颍河工程管理处 来稿日期:2013-06-18)
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